Una Mirada Integral para Optimizar el Proceso de Admisiones
En el siempre cambiante panorama educativo, optimizar el proceso de inscripción es fundamental para el éxito de cualquier institución. En esta guía compartimos buenas prácticas y algunos consejos para lograr la mejor experiencia posible para las familias de nuestros futuros alumnos.
Si no tenés tiempo para leer la nota completa, aquí las claves:
El proceso de admisiones es una de las claves en el proceso de decisión de una familia y mejorarlo al máximo es una de las tareas primordiales de la gestión de las instituciones educativas. Sabemos que modificar los procesos puede sonar complicado. Trabajar con el equipo consolidado y asesorarse con profesionales externos puede ser un puntapié para iniciar estos cambios que, sabemos, generan un verdadero rédito a futuro.
Para mejorar tu proceso de admisión necesitás:
– Pensar en la comunicación como columna vertebral de proceso: incluir “tu toque personal” en todos tus mensajes y narrar con precisión qué impacto prometemos generar en la vida de las familias.
-Aprovechar la tecnología para generar experiencias de usuario positivas: respuestas veloces y automatizadas, manejo eficiente de la documentación, ofrecer alternativas de comunicación y contacto.
Creando un proceso de admisión moderno
En la búsqueda del éxito en la inscripción, la primera impresión es fundamental. Un proceso de ingresos bien diseñado es la clave para atraer a nuevos estudiantes.
Lo que queremos lograr, por un lado, es que todas las consultas sean atendidas en forma rápida y precisa. Por otro lado, queremos darle a las familias interesadas facilidades para responder sus dudas y elegir el lugar en el que educarán a sus hijos e hijas.
Abrazando la Tecnología: cambiar los procesos tradicionales
En un mundo dominado por la interacción digital, aprovechar la tecnología en el proceso de admisión es clave. Implementar un software para la gestión de las consultas (CRM) es lo más recomendable, a fin de evitar la carga y el seguimiento manual de los interesados.
También es importante utilizar todas las herramientas disponibles para agilizar las gestiones: tener múltiples canales integrados de comunicación (email, teléfono, Whatsapp). Para ello también algunos CRMs proveen la plataforma para integrar todos los mensajes entrantes y salientes.
La pregunta crucial aquí es: ¿tenemos una base de datos clara y accesible con los datos de todas las familias que nos consultaron para este ciclo lectivo? Y si lo tenemos: ¿estamos seguros de que los responsables de cada etapa tengan los elementos para hacer el seguimiento correcto?
Adaptar la Comunicación: el toque personal
La comunicación es la columna vertebral de un proceso de admisión exitoso. Correos electrónicos personalizados, boletines informativos y contenido atractivo en redes sociales crean una conexión con los futuros estudiantes y sus familias, fomentando un sentido de pertenencia desde el principio.
Cada colegio tiene una serie de activos digitales (web, redes sociales, etc.) que le sirven de “vidriera”. Tenemos que asegurarnos que los mensajes relacionados a captar nuevos alumnos se encuentren unificados y actualizados en cada uno de los puntos de contacto. Es decir, es clave comunicar con precisión qué impacto prometemos generar en la vida de las familias que confiaron en la institución.
En este sentido la pregunta que surge es: ¿tenemos definido un mensaje que refleje la identidad de cada nivel de nuestro colegio en función de la captación de alumnos? Y si lo tenemos: ¿estamos seguros que se encuentra reflejado de manera consistente en todos nuestros canales digitales?
Simplificando los Procesos Administrativos
Simplificar las tareas administrativas con sistemas eficientes de gestión de documentos construye un sistema que garantiza precisión y acelera al proceso de ingreso (tener acceso a documentos digitalizados en la nube con un correcto sistema de protección y privacidad, por ejemplo) . Desde formularios de solicitud hasta expedientes académicos, pasando por las constancias de pago y la documentación presentada podemos apoyarnos en herramientas que nos permitan revisar y optimizar los pedidos de documentación durante el proceso de ingreso.
Experiencia de Usuario Positiva
Muchas veces los colegios piensan el proceso de admisiones desde la lógica de la disponibilidad de sus estructuras. La invitación es a invertir la mirada y tratar de pensar qué puede resultar más sencillo y práctico para las familias y buscar soluciones a partir de allí. El resultado del ejercicio puede ser tan simple como virtualizar ciertos requisitos (primera entrevista, entrega de documentación provisoria) o tan fácil como optimizar algunos procesos (como tener una entrevista unificada si la familia tiene hijos en distintos niveles).
Respuestas Automatizadas: Comunicación Instantánea
La implementación de respuestas automatizadas mantiene a los solicitantes informados y comprometidos durante todo el proceso de admisión. Reconocer las presentaciones y proporcionar plazos claros establece un sentido de transparencia, acompañamiento, presencia y profesionalismo.
Optimización Móvil: Acceso en Cualquier Momento y Lugar
Debemos asegurarnos que el proceso de admisión sea accesible de manera fluida en todos los dispositivos.
Conclusión
Maximizar el éxito en la inscripción es un arte y una ciencia. Al adoptar avances tecnológicos, perfeccionar estrategias, simplificar procesos administrativos y priorizar la experiencia del usuario, tu colegio puede destacar en un paisaje competitivo.
Lo importante aquí es entender que el proceso de admisiones es una de las claves en el proceso de decisión de una familia y mejorarlo al máximo es una de las tareas primordiales de la gestión de las instituciones educativas.
Sabemos que modificar los procesos puede sonar complicado. Trabajar con el equipo consolidado y asesorarse con profesionales externos puede ser un puntapié para iniciar estos cambios que, sabemos, generan un verdadero rédito a futuro.
